Past ondernemen rond evenementen bij je als de gasten nog niet binnen zijn?

De bijeenkomst begint voor de gasten om twee uur

In ons denkvoorbeeld verzorgt een kleine dienstverlener een demonstratiehoek voor een zakelijke middag. Om twee uur ontvangen de medewerkers de bezoekers. De ondernemer moet veel eerder weten waar het materiaal mag worden gelost, via welke deur het de zaal in kan en wanneer de opdrachtgever de opstelling wil zien. Hij kan tijdens het drukste bezoekersuur juist op de achtergrond blijven nadat hij de instructie aan zijn team heeft gegeven.

Vraag een aangesloten ondernemer hoe de verantwoordelijkheden worden verdeeld tussen voorbereiding, aanwezigheid op locatie en contact met de opdrachtgever. Geeft de lokale ondernemer de presentatie zelf of is hij vooral degene die zorgt dat de juiste mensen en spullen op de juiste plek komen? Dat verschil bepaalt of jouw enthousiasme voor een levendige bijeenkomst ook past bij het dagelijkse werk.

Een wijziging terwijl de wagen al is geladen

Stel dat de opdrachtgever meldt dat de demonstratiehoek naar een andere ruimte verhuist. Die ingang heeft een trap en de voorheen geplande route met een kar is niet bruikbaar. Wie beoordeelt of de opstelling nog veilig en uitvoerbaar is, wie regelt zo nodig hulp en wie bespreekt een aangepast plan met de opdrachtgever? Een ondernemende organisator hoeft de oplossing niet alleen te bedenken. Hij moet wel herkennen welke informatie nodig is en wie bevoegd of deskundig is voor de beoordeling.

Onderzoek jouw reactie op deze fase. Krijg je energie van het aanpassen van de planning, of wil je vooral met de gasten werken zodra de opstelling gereed is? Vraag ook of het concept met vaste inrichting en herhaalbare opdrachten werkt of dat vrijwel iedere locatie een nieuwe voorbereiding vraagt. Dezelfde soort bijeenkomst kan daardoor een heel andere ondernemersweek opleveren.

Afbouwen is ook klantenwerk

Na afloop is de opdrachtgever misschien al naar huis. De ondernemer maakt afspraken over de laatste items, controleert wat mee teruggaat en legt een beschadiging of ontbrekend onderdeel bij de juiste persoon neer. Voor een volgende opdracht wil het team weten wat getest, vervangen of opnieuw ingepakt moet worden. Tegelijk kan de klant een evaluatie of voorstel voor een nieuw evenement verwachten.

Schrijf je gewenste rol in drie werkwoorden. Bijvoorbeeld voorbereiden, aansturen en terugkoppelen. Of demonstreren, uitleggen en mensen ontvangen. Leg die woorden bij een kennismaking naast een concreet dagschema. Dan kun je verschillende franchisevormen rond evenementen vergelijken op de taken die jij werkelijk uitvoert en op de momenten waarop de rest van de wereld het evenement nog niet ziet of alweer vergeten is.

Vragen voor het vervolg

• Welke voorbereiding gebeurt ruim voordat de eerste gast er is?
• Welke beslissing blijft ter plaatse daadwerkelijk bij de ondernemer?
• Wil ik ook de afbouw, controle en opvolging na het evenement dragen?

Bronnen

• Welke ondernemersvaardigheden heb jij? · KVK
• Hoe bereken je je uurtarief? · KVK
• Stappenplan offerte maken · Ondernemersplein